Fe ddylech chi yn gyntaf roi cyfle i ni ymateb i'r cais. Os ydych chi wedi gwneud cais am wasanaeth a’ch bod chi’n anhapus â’r ymateb, gallwch roi gwybod i ni am eich pryderon drwy ddilyn y weithdrefn gwyno briodol.
Terfynau Amser
Fel rheol, dan y weithdrefn gwyno gorfforaethol, dim ond cwynion ynglŷn â materion sydd wedi digwydd o fewn y 6 mis diwethaf y byddwn ni’n eu hystyried. Mae’r terfyn hwn wedi’i ymestyn i 12 mis ar gyfer cwynion statudol. Dan rai eithriadau, efallai y byddwn ni’n edrych ar bryderon sydd wedi’u dwyn i’n sylw yn hwyrach na hynny (fodd bynnag, bydd yn rhaid i chi roi rhesymau cryf dros beidio â rhoi gwybod i ni yn gynt). Byddwn wedyn yn penderfynu a oes digon o wybodaeth am y mater i’n caniatáu ni i’w ymchwilio.
Cyfrinachedd
Cofiwch, bydd unrhyw gŵyn a wnewch yn cael ei thrin yn hollol gyfrinachol a dim ond yn cael ei rhannu gyda staff neu adrannau sy’n delio â’ch cwyn.
Gallwch gyflwyno cwyn neu godi mater yn ddienw ond, drwy wneud hynny, ni fydd modd i chi dderbyn unrhyw wybodaeth am ganfyddiadau’r ymchwiliadau.
Eich cyfrifoldebau chi
Mewn cyfnod o drafferthion neu drallod, gall rhai pobl ymddwyn yn anghydnaws. Efallai bod amgylchiadau trist neu drallodus wedi arwain at bryder neu gŵyn. Nid ydym ni’n gweld ymddygiad yn un annerbyniol oherwydd bod rhywun wedi bod yn rymus neu’n benderfynol.
Mae gennych chi’r hawl i gael eich clywed, eich deall a’ch parchu ond cofiwch hefyd bod gan ein staff yr un hawliau. Felly rydym ni’n disgwyl i chi fod yn gwrtais a pharchus wrth ddelio gyda’n staff. Ni fyddwn ni’n goddef ymddygiad ymosodol na difrïol, disgwyliadau afresymol na dyfalwch afresymol. Mae’r polisi ‘Rheoli Cyswllt â Chwsmeriaid’ yn nodi sut y byddwn ni’n delio â sefyllfaoedd pan fo gweithredoedd person yn annerbyniol.
